Assistant·e de Direction Action Culturelle Vie Associative et Responsable des Accueils H/F - 44

Secrétariat de direction et des élus, action culturelle, sportive et vie associative
Responsable des accueils des administrés

Activités régulières :
Secrétariat de direction et des élus :
- Préparer les réunions et les documents pour le Conseil Municipal, le Bureau Municipal et les différentes commissions,
- Mettre en forme les procès-verbaux et assurer le suivi du compte-rendu et autres documents consécutifs à la tenue des réunions institutionnelles,
- Suivre la validation et la signature des documents émis par le Conseil Municipal (délibérations, conventions, contrats...),
- Faire le lien avec les institutions et autres partenaires extérieurs (préfecture, secrétariat des élus des collectivités, ...),
- Assurer le suivi du classement des actes administratifs (délibérations, décisions),
- Préparer la publication des actes administratifs,
- Organiser et gérer les agendas du maire et des élus ainsi que de leurs déplacements,
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages aux élus et aux services,
- Gérer la représentation des élus aux instances et événements divers,
- Suivre le calendrier d'astreinte des élus.

Action culturelle et vie associative :
- Assurer le suivi administratif et budgétaire relatif aux actions culturelles,
- Aider à la préparation des manifestations (petite logistique, hébergements, repas...),
- Entretenir les relations avec les partenaires (techniciens, régisseurs, associations...),
- Coordonner les actions de la collectivité en matière de soutien à la vie associative,
- Mettre à jour les différentes données associatives (base de données, recensement, locaux utilisés, etc).

Responsable des accueils aux administrés :
- Assurer et coordonner le bon fonctionnement des accueils (mairies, agences postales communales et espace numérique),
- Animer une équipe, organiser les missions, optimiser les moyens humains et traduire les priorités.

Activités occasionnelles
En renfort et/ou en remplacement très ponctuels :
* assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés
* réceptionner, trier et enregistrer le courrier entrant et sortant
* gérer la boîte mail